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Sistemas de Información Comercial

InfoComer.jpgEn el mundo de la comunicación empresarial, la importancia de hacer llegar a los posibles clientes la información sobre productos/servicios ofertados, y hacerlo de manera eficaz y económica, cobra mayor importancia cada día.

Por un lado las empresas deben preparar adecuadamente los contenidos que van a transmitir. Es importante que la información se presente perfectamente estructurada y jerarquizada. Esto permite al posible cliente encontrar de manera rápida aquellos datos que desea consultar. Este es un trabajo que debe realizar la propia empresa, aunque un servicio de agencia o consultoría puede ayudarle en este camino. Si la empresa tiene desarrollado un plan de marketing, este puede ser la base sobre la que edificar la estrategia de comunicación.
En cuanto al contenido podemos diferenciar varios tipos de informaciones:

  • Información corporativa: definición de la empresa, sector de actividad, “misión”, historia, certificaciones, referencias, etc.
  • Información específica de servicios y productos: información técnica y comercial de los distintos servicios y productos que la empresa ofrece a sus clientes.
  • Información de contacto: es importante que el cliente localice fácilmente la información de localización y contacto con la empresa, tanto físicamente, como por telefonía o Internet.
  • Ofertas y condiciones: toda relación comercial lleva aparejada la presentación de ofertas sobre los servicios que puedan interesar al cliente. Es conveniente plantearse también cómo presentar esas ofertas y con qué información complementarlas.

Si este conjunto de informaciones comerciales se presentan perfectamente estructuradas, jerarquizadas, con referencias de valor entre ellas y estableciendo un modo de aplicación estándar, habremos creado un Sistema de Información Comercial, de fácil uso por la fuerza de ventas y de fácil asimilación por el posible cliente.

Una vez definidos los contenidos debemos plantearnos las formas de presentación. Aunque durante muchos años las empresas han tendido a desarrollar catálogos corporativos globales, nosotros pensamos qué es mejor que la información se presente a través de módulos, en los que se aporte la parte de información que el cliente necesita en cada momento.

Un planteamiento sencillo podría ser el que sigue:

  1. Una carpeta contenedora corporativa: como módulo de presentación podría valer por si mismo. La propia carpeta puede contener información corporativa y de localización.
  2. Fichas de producto o servicio: una hoja, díptico o minicatálogo, dependiendo de las necesidades de espacio de cada item. Las fichas se deben estructurar de manera similar, para que el cliente encuentre fácilmente la información que necesita, aunque los productos/servicios sean diferentes. Así mismo podemos agrupar las fichas por familias e incluso codificarlas por medio de numeraciones o colores, para facilitar su uso. Esto nos permite que a cada posible cliente le hagamos llegar la información sobre los productos o servicios por los que puede estar interesado, sin aportarle otra información innecesaria.
  3. Módulo corporativo: si consideramos que necesitamos una presentación más sólida de la empresa, sobretodo en los primeros contactos, podemos desarrollar un díptico o catálogo, con las informaciones esenciales de nuestra organización. Podemos definir de manera clara en que casos se entregaría este módulo, con el consiguiente ahorro de costes.
  4. Oferta y Condiciones: los presupuestos u ofertas se elaboran de forma personalizada para cada cliente. Un diseño de papelería adecuado, que respete la identidad corporativa, y se integre en el resto de la imagen de la empresa, sería suficiente. A la oferta, presentada dentro de la carpeta contenedora, podremos adjuntar las fichas de producto/servicio de los elementos presupuestados.

Una vez que hayamos definido claramente las informaciones debemos buscar una representación gráfica que, sin menospreciar la estética, fomente el objetivo de comunicar claramente, de forma legible, estructurada y jerarquizada, dicha información al cliente.

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